Nos conseils, nos services et nos actions
Du montage du dossier de candidature à la clôture de la manifestation, le Bureau des Congrès de Clermont Auvergne Volcans met tout en œuvre pour que l'organisation de votre manifestation soit une réussite.
Organisation générale
Gestion des réservations hôtelières
Restauration : déjeuners de travail, pauses-café, dîners…
Soirées de gala : recherche de sites, restauration et animations
Programme touristique et culturel
Proposition de transports
Trouver des lieux évènementiels
Gestion de l'hébergement (avec notre partenaire)
Prise d’options hôtelières
Élaboration de la plateforme en ligne de gestion de l'hébergement
Enregistrement des données et gestion de l'hébergement en ligne avec paiement sécurisé
Traitement informatique des données recueillies: encaissement du séjour, confirmation de la réservation, élaboration de facture
Édition des listes des personnes hébergées
Suivi des relations hôtels/congressistes
Parcourir le parc hôtelier
Gestion des inscriptions et gestion financière
Élaboration du bulletin d’inscription personnalisé puis enregistrement des droits d’inscription et des versements/gestion des inscriptions en ligne avec paiement
Établissement des factures
Confirmation de l’inscription aux congressistes
Édition des listes des inscrits
Élaboration de devis
Gestion des encaissements des inscriptions
Bilan financier avec l’état de la trésorerie
Contactez-nous
Les actions du Bureau des congrès
LA PROSPECTION
• Salons, workshop et rencontres professionnelles
• Relations Presse
• Site web espace congrès
• Eductours
L’ANIMATION DU CLUB MICE « MEETINGS, INCENTIVES, CONFERENCES, EXHIBITIONS », qui réunit les acteurs du tourisme d’affaires :
• Suivi de l’étude MICE
• Animation de groupes de travail
- Prospection
- Charte Accueil Congrès
- Tourisme responsable
LES PARTENAIRES
RECHERCHE DE NOUVEAUX PARTENAIRES AFFAIRES POUR:
• contribuer à la stratégie MICE
• être référencé parmi les acteurs du tourisme d’affaires de la métropole clermontoise et participer à des évènements aux côtés des acteurs de cette filière
• augmenter leur visibilité et être présent sur le site congrès : congres-clermontauvergnetourisme.com
ORGANISATION DE TEMPS D’INFORMATION CONVIVIAUX
• Petits-déjeuners Partenaires
• Échange d’informations touristiques pour les personnels saisonniers des hébergements (établissements hôteliers, chambres d'hôtes, meublés) et les restaurateurs
• Eductours pour découvrir l’offre touristique de la destination
• Réunions de lancement de saisons
• Rencontres du tourisme métropolitain (événement annuel)
Notre guide du partenaire
Certains partenaires souhaitent s’impliquer dans la filière tourisme d’affaires. Ils peuvent ainsi être référencés parmi les acteurs du tourisme d’affaires, participer à des évènements aux côtés des acteurs de cette filière, contribuer à la stratégie MICE, et être présents sur le site congrès.
